FAKTOR PENYEBAB TIDAK TERSEDIANYA DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN DI RUANG PENYIMPANAN (FILING) RUMAH SAKIT MALIANA TIMOR LESTE TAHUN 2022

Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di Rumah Sakit
Maliana pada bulan april tahun 2022 terdapat 12,3% yang missfilen dari 600 dokumen rekam
medis yang diteliti.Mendeskripsikan faktor penyebab tidak tersedianya dokumen rekam medis pasien di ruang penyimpanan (filing) rumah sakit Maliana tahun 2022 berdasarkan faktor man,material,method,machine.
Mengunakan metode penelitian observasional deskriptif
kualitatif dengan pendekatan Cross Sectional. Subjek Penilitian 4 petugas ruang penyimpanan sebagai informan utama dan manejer rekam medis sebagai informan triangulasi.Pengumpulan data dengan wawancara dan observasi, analisis data dengan menarik kesimpulan dengan membandingkan rumusan masalah secara teoritis dengan hasil analisis yang didapat.
Faktor penyebab missfile berkas rekam medis dari faktor man atau sumber daya manusia adalah tidak ada petugas yang lulusan rekam medis, kedisiplinan
petugas dalam pengembalian DRM, tidak pernah ada pelatihan untuk mereka, dan tidak ada petugas tetap di filing. Faktor material yaitu ruang penyimpanan yang kurang luas sehinga
membuat petugas kesusahan dalam pencarian DRM, rak penyimpanan dan map DRM yang
kurang. Faktor method sistem penyimpanan mengunaka alphabetic dan numerik, dan rumah sakit belum memiliki SOP . Faktor Machine/ alat di Rumah Sakit Maliana sudah mengunakan
tracer tetapi tidak adanya buku expedisi sebagai alat untuk melacak DRM pasien.
Sebaiknya kepada kepala rekam medis membuat rencana mengadakan pelatihan kepada petugas terkait rekam medis baik itu penyimpanan,pengendalian, peminjaman serta pengembalian dan menambahkan petugas tetap di ruang filing, mempertimbangkan untuk membuat retensi atau pemusnahan agar tempat penyimpanan cukup, mengadakan rapat untuk merencanakan membuat SOP, dan sebaiknya menyiapkan
buku expedisi.
Kata kunci : Missfile, man, material, method, machine